计划你的旅行
如果旅行计划没有仔细考虑旅行指南，旅行者将自己支付额外的费用. 在这种情况下，税收和附加费将只按允许的税率按比例分配和偿还.
住宿/住宿报销
当个人因公务在外过夜时，住宿可以报销.
- 旅行者只有在旅行结束后才能报销.
- 证明收据和(零余额)酒店账单必须与报销请求一起提交. 酒店的明细账单必须表明已经付款了, 付款方式, 签帐卡号的最后四位数字.
- 任何不寻常的费用必须在自动费用报告的注释部分充分解释.
- 住宿费用可能会列出 每天 在费用报告上，不能汇总.
- 原始收据必须集中保存在部门档案中.
一般的指导方针
- 政府价格必须由所有旅客提出要求，并在预订时和办理登机手续时确认.
- 在预订酒店时使用您的 商务旅行卡, 你必须要求旅馆不要从你的卡上扣一晚的押金, 如果你的旅行安排在遥远的未来. 不要刷卡，直接让酒店给学校开账单. 如果需要立即付款，请准备一份一晚订金的预付订单.
- 保证酒店预订——酒店业的做法已经发生了变化，许多酒店在预订时收取信用卡一晚的押金.
- 因为酒店对未取消的预订收费, 旅行计划的变更必须通知酒店或旅行社, 如果适用的话.
- 取消费用将 不 如果旅客因疏忽取消预订，将得到赔偿.
- SpringHill Suites酒店(位于汉普顿大道)同意为bet8体育娱乐入口的客人提供每晚89美元的住宿价格.
- 除了每晚的住宿费, 每间客房每天需额外支付25美元的客房设施附加费和相应的税费, 在英联邦的指导方针下是允许的. 此费率仅适用于非政府雇员的大学客人，其费用直接记入大学预算. 政府雇员可获豁免宾客设施附加费, 但这些费用可能不会由大学支付.
- 大学员工受联邦指导方针的约束，但在美国过夜旅行不需要事先获得批准. 大学员工只需要在Chrome River上提交一份预先批准请求，就可以获得前往国际目的地的授权. 大学院系制定的旅行指南可能需要事先批准其他旅行.
- 在旅行完成后，必须在Chrome River上提交费用报告和证明文件，以要求报销.
- 当住宿在旅馆或汽车旅馆以外的住所时，一份比较声明， 包括大学校长或其指定人员的授权 必须和费用报告一起提交吗. 比较报表应显示使用备用舱位的总费用, 合约期限, 通常的住宿费用和净节省, e.g. 公寓.
- 使用AirBnB或类似的住宿选择进行公务出差是不允许报销的.
两名或两名以上因公出差的人住在同一间酒店房间, 适用于酒店位置的住宿价格加上酒店对房间内任何额外人员收取的费用. 来自酒店的文件，列出每增加一个人的额外酒店费用, 每一个房间, 必须提供. 这一规定并不是为了阻止旅行社采取节省成本的措施，比如多名旅客住在同一个房间. 然而, 不要减少通过同时升级到豪华或高级住宿而获得的总体节省.
如果酒店的实际房价超过了允许的标准, 预算单位主任(BUD)批准的费用报告将授权在旅行完成后报销超过指南的100%的额外住宿. 财务助理副校长/大学财务总监将审核多余住宿的理由, 如果酒店房价超过允许的100%.
旅客负责获得单人房价格和房间内额外人员的费用. 此文件在提交时必须附在费用报告上. 如果这个数量超过了允许的指导方针, 超额住宿费的理由必须记录在费用报告的评论部分. 超额住宿理由会议酒店在合理距离内没有其他酒店房间预定会议酒店其他(提供解释)当费用报告在Chrome River提交时, 它将自动发送给BUD和财务助理副校长/大学财务总监，以批准多余的住宿, 根据需要.
- 对于non-luxury, 会议酒店:机构财务官批准的住宿价格可能低于适用于旅游目的地的住宿指南乘以房间内公务商务旅客的人数.
- 看到 两个或两个以上的旅行者
- 看到 多余的住宿
- 预付款-不鼓励直接支付酒店/汽车旅馆费用的预付款. 我们鼓励使用旅行收费卡来确认房间. 使用旅行签帐卡计划的实际预付款将不会在旅行前报销.
- 如果情况需要提前付款, 旅行者可以要求供应商直接开票, 大学可以在旅行前付款，预付一晚的住宿费用，以支付酒店押金.
- 直接计费-直接代理住宿费用(费率)计费, 税, 只允许在夜间旅行时收取附加费. 直接账单收费, 然而, 是否仍被视为旅行支出，并受这些旅行政策的约束，是否应包括在旅行的估计费用中, 如果适用的话. 预批准请求的副本应包含在国际旅行的供应商付款中. 支持直接汇票的文件必须包括:旅行者姓名, 日期, 旅行目的, 和预审批请求号, 如果适用的话. 直接代理账单必须由采购订单支持, 如果支付给政府机构或少于500美元，则可以提交购买授权书. 那些没有公司旅行卡的员工一般应该使用这个流程.
- 直接代理支付过夜旅行期间的餐费, 包括直接向酒店房间收费, 是不允许的.
超额住宿费用高达100%以上的指导方针
预算股主任有责任确保旅行者了解他们的责任，在公布的指导方针内作出真诚的努力以确保住宿 之前 请求异常.
适用于所有国家公务旅行, 预算单位主任(BUD)或主管财务的助理副校长/大学财务主管可以批准超过指导方针100%的住宿报销 当情况允许时. 超额住宿费将获批准 后 预算单位主任批准费用报告后，旅行完成.
国际旅行
在任何情况下，对于出国旅行时过度住宿的批准，必须提前完成适当的预批准，并附在费用报告中.
超额住宿费用超过100%以上的指导方针
只有弗吉尼亚州主计长指定人(总会计总监)才能对超出指导方针100%的费用给予例外. 超过指导方针100%的费用要求必须进行审查, 评估, 并在发送给DOA之前由财务办公室批准. 财务办公室负责将这些请求发送给DOA.
这样的批准必须得到请求和批准 之前 出差，批准的请求必须附在报销请求.
这种例外情况的请求必须包括足够的文件，显示证明例外情况的其他成本比较. 成本比较必须包括酒店的名称和完整地址, 包括邮政编码, 用于成本比较. 未能附上此成本比较将导致处理延迟.
