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国内旅游
大学在美国国内旅行不再需要预先批准. 各部门应审查其内部预批准流程.
国际旅行
对于所有的国际旅行，a 需要预先批准请求. 员工必须预估任何国际旅行的总费用，并在旅行前获得批准. 在自动Chrome River系统中完成Pre-Approval Request. 申请报销时，此预批准请求必须附在费用报告上. 请参阅 对于旅行 有关国际旅行指南的更多信息.
拟定拟定的差旅费用概算
拟议的旅行概算必须包括任何拟议的国际旅行的总费用. 计划旅行, 旅行者必须能够证明, 与文档, 为确保英联邦获得最具成本效益的旅行方式作出了合理的努力.
总费用包括:
- 住宿
- 餐
- 会议注册
- 旅游门票
- 任何其他旅费或课程费用，不论付款方式
- 付款处理通过采购订单或 PCard 旅客不能报销的费用是什么. 注意: 如果预先支付旅费(i.e.(酒店或注册费)复印件一份 批准 如果适用，需要预先批准请求.
预批准请求批准
- 旅行者主管和预算单位主任(BUD)有权批准预批准请求. 预算预算必须在被收取的预算的签字清单上.
- 旅行者可能不批准自己的旅行相关文件.
- 旅行者必须在国际旅行之前在Chrome River提交预批准请求, 并且必须在旅行日期之前得到他们的主管和Chrome River的BUD的批准. 建议在旅行前至少30天获得此批准.
- 该请求将自动发送给教务长/指定人员批准.
访客和其他非odu旅客
使用eVA采购订单直接向ODU计费
面试候选人须知, 运动员工, 客座讲师, 以及其他非雇员旅行者, 住宿费用可以使用eVA采购订单直接支付给ODU. 不需要预先批准请求, 但是eVA采购订单必须明确指出住宿是为非员工提供的. 总务管理局(GSA) CONUS或OCONUS旅行条例中的美元限额适用，除非合同协议另有规定(需要文件)。.
通过Chrome River的费用报告进行报销
不直接计费的住宿费用, 以及任何其他需要报销给非odu差旅人员的差旅费用-必须在Chrome River提交费用报告. 不需要预批准请求.
- 费用报告必须由大学员工使用Chrome River中的“非员工费用”选项卡准备.
- 非雇员旅行者必须在打印的费用报告副本上签名，或者非雇员必须发送电子邮件以证明要报销的金额.
- BUD将在Chrome River批准报销.
- 总务管理局(GSA) CONUS或OCONUS旅行条例中的美元限额适用，除非合同协议另有规定(需要文件)。.
独立承包人
一般, 不应通过费用报告单独报销独立承包商的差旅费用. 差旅费应包括在合同中.