Contracts & Purchasing

The 爱玛客餐饮程序 明确定义流程, 审批流程和所需文件，以确保餐饮费用是适当的, budgeted, 收到按照餐饮确认的订单, ，确保该等餐饮服务符合大学的使命，同时提供适当的管制，并加强“购货卡”的使用(PCard) program. 这一程序也确保了餐饮合同供应商的及时付款.

Outside Caterers
如大学校刊所写 Catering Policy，校外供应商提供的餐饮是 not 不需要餐饮服务总监的书面批准. 申请表格和豁免指南可在网上获得 www.campusdish.com 也可以在韦伯中心的君主餐饮办公室领取.

ODU与两种或两种以上的彩色印刷服务合作并签订了一份合同. 对于固定类型的单色项目, 订购部门可以直接联系以下批准的供应商，并通过大学PCard进行付款.
 

• Colley Ave Copies & 图形:757-440-4000; colleyavenuecopies@gmail.com
• Liskey & 儿子印刷公司.: 757-672-8712; guy@liskeyprinting.com
• 专业印刷中心:757-547-1990; jburke@professionalprinting.com
• Worth Higgins & Associates, Inc.; 804-565-3557; mmcghee@whaprint.com

请致电757-683-3105与采购服务部联系，询问有关信头流程的问题, 需要两种或两种以上彩色印刷的信封和/或表格, visit the 印刷过程.

可选网上订购
ODU已与专业印刷中心合作 在线订购名片、信封和信笺 这将允许请求者选择一个布局, 在在线表格中输入详细信息, 立即在线查看证明, submit an order, 并通过大学PCard付款. 请务必在以下网站查看此选项: odu.professionalprinting.com.

More Information
Please visit University Design & Publications 有关订购名片的更多信息 & stationary.

1. 校园部门应联系供应商以获得所需职位的报价. 
2. 一旦收到报价, 校园部门代表应核实报价和相关的小时费率与所附合同价格一致. 
3. 一旦校园部门代表确认合同价格, 部门的eVA申请方应提交eVA申请单，并附上供应商报价.  eVA申请方必须在合同中包含以下合同号 对外合同号 字段:VHEPC C0001077. 
4. 一旦PO发出, 校园部门代表将与供应商确认收到订单.  要求供应商在所有生成的发票上引用PO号.  发票应寄至 invoice@hebhgkq.com 并抄送一份给校园申请方.  
5. 校园部门负责核实工作时间并沟通确认，以便在班纳完成电子收据并处理付款. 

1. 校园部门应通过提交ITS计算机/笔记本电脑报价请求获得戴尔报价 here or email itshelp@hebhgkq.com.
2. 一旦部门有了戴尔报价，校园部门就可以使用找到的戴尔采购指南 here 下eVA采购订单.
3. 一旦eVA采购订单已被放置, eVA用户将收到订单确认, 订单状态和交货确认邮件.

若要获得戴尔高级客户，请联系采购服务部 jnhall@hebhgkq.com. 访问Dell Premier将允许用户查看产品和标准配置.

Apple 购买是通过 大学村书店.

购买苹果电脑的步骤

1. 校园部门应通过提交ITS计算机/笔记本电脑报价请求获得苹果报价 here or email itshelp@hebhgkq.com.
2. 一旦部门有了苹果的报价, 各院系可以使用大学卡在大学村书店亲自购买, or via email.
   1. 如果通过电子邮件购买，请发送电子邮件到 部门采购授权书 to techstore@hebhgkq.com.  大学村书店将处理你的表格.  费用将被添加到Bookstore的汇总发票中.  费用将被张贴到指定的部门预算代码在横幅.

部门采购不应在大学村书店网站上进行, 因为他们要交税, and no discounts, if any.

计算机标准
资讯科技服务(ITS)已为所有ITS管理的电脑建立了推荐的桌面配置, please visit the 计算机标准 webpage.

bet8体育娱乐入口可以使用VASCUPP Fisher科学公司有限责任公司合同. VASCUPP合同编号VTG-546-2017. 你可以找到项目，如一般实验室用品和设备在他们的 website.

费雪科技必须通过eVA采购订单使用费雪打孔目录购买. 可以找到详细说明下费雪订单步骤的指南 here.

Policy
弗吉尼亚惩教企业(VCE)有向大学提供家具产品的优先购买权 超过10万美元. 如果VCE不生产所要求的货物并给予豁免, 购买可以从一个 有效的合作合同.

Ordering from VCE
Browse the VCE Catalog，但请注意:VCE网站可能不完整. 请联系您的VCE代表确认价格和可用性. 当在eVA中输入采购申请单时，您需要输入 VCE 在合同号字段中. 您可以使用您的部门PCard订单高达$4999. Any furniture purchases over $100,000 必须提交一份 VCE释放请求.

Please note, 审核应在最初收到放行请求后72小时(3个工作日)内完成.

每项采购服务 程序110-010:车辆/机车车辆/机动设备, approval by 设施管理 是购买所有高尔夫球车的必要条件吗.

以高尔夫球车为例, 所有要求必须由公认的预算股主任提出, 通过设施管理副总监, 提交行政和财务副总裁批准.

有关如何购买高尔夫球车的详细说明，请参阅 高尔夫球车采购政策.

Grainger/RE replacement是大学与之签订合同协议的供应商. 你可以找到诸如安全背心之类的物品, gloves, equipment, utility knives, 和其他各种设备在他们的网站上.

Links & Forms:

• 格兰杰/RE替换账户申请表
• 格兰杰/RE替换合同网站

该大学与斯台普斯/RGH签订了合同. 史泰博销售的任何办公用品或其他物品都应通过本合同购买. 登录浏览 斯台普斯/ RGH网站. 如果您还没有帐户，请提交 史泰博新帐户申请表格 to procurement@hebhgkq.com. The 订书机/RGH用户指南 能否指导一下如何查找产品和使用这个账号.

家具和技术的订单, 在RGH网站上没有提供的产品, 应该通过eVA采购订单来订购吗. 采购订单必须发给RGH，并包含报价号码. 发票将从RGH收到，并附上相关的eVA PO号码.

大学制订了印刷服务的程序. 在向采购服务部门提交申请之前，所有打印作业都应由大学传播部门审查和批准. 有关更多信息，请参阅大学购买印刷服务.

当使用大学资助(州/地方)购买物品时 采购政策 apply.

大学和VASCUPP有几个合作合同，可以获得报价和订购促销产品. 鼓励各部门向合同供应商索取多个报价. 所有要求的报价都应附在您的eVA PR和/或PCard交易中.

疫情在全球造成的许多供应链问题影响了库存, 劳动力短缺和运输问题影响了大学的许可供应商. 这些供应商仍在处理许多这些挑战，并要求您在计划即将到来的购买时记住这些信息. 由于集装箱运输成本处于历史最高水平，原材料成本也在上升，他们预计年中价格将上涨. 预计整个夏季都将出现航运延误. With that in mind, 鼓励校园请求者在您知道您有产品需求时立即联系您的销售代表或ODU许可办公室，以便他们可以在充足的时间内为您的活动和项目提供选择和安全库存.

以下是VASCUPP合作合同供应商名单:

大学与Enterprise和Hertz保持车辆租赁合同. 请求租赁车辆帐号，允许授权承租人租用ODU帐号下的车辆, 请填写申请表 here. 在校园内停放的租赁车辆必须持有大学停车证. 个人可以将租赁车辆与他们的虚拟停车通行证联系起来，或者通过联系运输和停车服务部门让他们的部门支付一天的通行证. 大学已在1号村地段为租赁车辆指定停车位. 这个停车场就在公共安全部后面. 有关校园停车的更多信息，请联系交通和停车服务.
 

• 授权的租房者: 授权使用ODU帐户租用车辆扩展到学生, faculty, 及/或仅为执行大学公务而租用车辆的职员. 禁止使用大学账户代码出租个人使用.
• Payment Method: ODU PCard或个人信用卡. ODU p卡只适用于租车时间和距离费用, airport fees, 并且只允许无现金通行费. 持卡人和批准人负责回收燃料, 额外的保险, parking fees, GPS, 以及其他未经授权的收费.
• Insurance: 授权承租人不应接受额外的保险，如果提供. 每日房价包括所有必需的保险.
• Fuel: 车辆在归还前必须由租客加油. Fuel, parking, 其他费用是由租客支付的个人业务费用，然后报销.
• Age: 学生、教师和/或员工必须年满21岁，且仅供商业用途.
• 返回的车辆: 下班后或周六分行关闭时返回的车辆将收取费用，直到周一分行重新营业. 以避免额外的周末费用, 旅客应考虑在分行营业或通过可能延长营业时间的机场地点时租用和归还车辆.
  • Please see the Enterprise 预订指南 获取更多关于如何与企业合作的信息.
  • Please see the 赫兹计划福利概述 了解更多如何与赫兹合作的信息.
• Travel Registry: 根据大学政策1007, 所有大学的国内和国外商务旅行都必须登记在ORM旅游登记处. 旅游注册处的连结如下: http://travelregistry.hebhgkq.com/login. 请确保单击“Login with your MIDAS CREDENTIAL”选项. 当您第一次使用MIDAS凭证登录时，系统会创建您的旅行用户配置文件外壳，您可以从配置文件选项中对其进行编辑. 更多信息可在 风险管理办公室网站.

资格预审承包商名单位于 MICRO Contractors (< $10K) and 所有承包商(1万- 50万美元) Excel电子表格. 本次征集工作采用预审微商, small business, 小型妇女经营的企业和小型少数民族经营的企业, 承包商名单仅限于500美元的项目,000 or less. Please read the 技术贸易合同说明 for more details.

1. 部门必须通过提交软件决策分析(SDA)问卷来启动软件审查. 可在此找到问卷的连结 here.
2. 各部门须随问卷提交:
   • 承包商建议/报价
   • MSA/SLA
   • 工作范围/需求说明
   • 合作合同或独家来源，视情况而定
   • 其他支持文件
3. ITS和采购服务部将同时完成对该请求的审查.
4. 在最终批准和执行文件后，各部门将提交eVA申请. 
   • 下列内容必须包含在行项目描述中.
     • 软件名称及软件功能和/或用途的简要说明
     • 学期开始和结束日期
   • 部门必须附上所需的证明文件作为附件:
     • SDA Summary
     • 执行协议
     • 发票(如适用)
     • Quote
     • Statement of Work
     • 已执行附录，或
     • 其他支持文件
   • 适当的子帐户代码
   • 外部合同号字段中的合同号

• PMO Contact
• ITS安全联系人
• 采购服务联系人

David Underwood

助理署长项目管理办公室 资讯科技服务

757-683-4662

ddunderw@hebhgkq.com

Idalia Reyna

Lead Project Mgr 资讯科技服务

757-683-7261

ibreyna@hebhgkq.com

Crystal Morgan

Project Manager 资讯科技服务

757-683-4662

clmorgan@hebhgkq.com

Kate Rhodes

首席信息安全官 资讯科技服务

757-683-5403

kprhodes@hebhgkq.com

Mark Kawanaka

IA Engineer 资讯科技服务

757-683-3724

mkawanak@hebhgkq.com

Janis Hall

采购及资讯科技解决方案经理 采购服务

757-683-3070

jnhall@hebhgkq.com

PMO Contact

David Underwood

助理署长项目管理办公室 资讯科技服务

757-683-4662

ddunderw@hebhgkq.com

Idalia Reyna

Lead Project Mgr 资讯科技服务

757-683-7261

ibreyna@hebhgkq.com

Crystal Morgan

Project Manager 资讯科技服务

757-683-4662

clmorgan@hebhgkq.com

ITS安全联系人

Kate Rhodes

首席信息安全官 资讯科技服务

757-683-5403

kprhodes@hebhgkq.com

Mark Kawanaka

IA Engineer 资讯科技服务

757-683-3724

mkawanak@hebhgkq.com

采购服务联系人

Janis Hall

采购及资讯科技解决方案经理 采购服务

757-683-3070

jnhall@hebhgkq.com

VASCUPP临时就业服务合同可供bet8体育娱乐入口使用. 不同公司提供的职位名称和小时计费费率各不相同. 附件提供了职位列表, 每小时的费率和承包商的联系信息提供给ODU部门.

建议校园部门直接与承包商联系，以确定他们是否提供所需的职位，并有可用的人力资源来满足校园部门的要求. 如果职位和人力资源是可用的, 校园部门将确认临时就业服务的细节和开始日期.

可能会发出采购订单. If PO is issued, 校园部门将需要核实工作时间和完成接收班纳每周的基础上. 或者，PCard可以用于每周付款. 需要验证工时并将收据上传到工程中. 具体的合同信息可以找到 here.

请与采购服务部联络 procurement@hebhgkq.com 有问题吗?.

校园部门现在有机会通过BSN体育订购安德玛服装.

How to Order:

1. 中可用的选项，完成所附的订单 Under Armour服装目录 注意选择的数量、大小、颜色和徽标选项.
   1. 请注意:ODU服装价格为目录中所列价格的50%. 鞋类是目录定价的45%. 收费是7美元.每个地点每个标志95美元.
   2. 丝网印刷费用将视数量而定. 请致电BSN (mtonelson@bsnsports.com)浏览更多丝网印刷的资料.
2. 提交完整的 Under Armour订购表格 to procurement@hebhgkq.com.
3. 订购表格上的订购联系人将收到BSN体育发出的订购确认电子邮件. 订单部联系人负责审核订单，如有错误请联系BSN体育.
4. 一旦订单确认，允许大约3周交货.
5. 收到订单后，联系米歇尔·马利特在BSN体育757-548-3391(分机. 2)使用PCard付款. 付款参考购物车号或发票号.
   1. 对于PCard文档，请参考BSN合同#UCPJMU4567.

NOTE

• The PCard 订单的付款方式是什么 less than $4,999.
• For orders over $4,999，附上填妥的 order form 到eVA的采购申请.

在大学村书店购买图书，必须亲自使用大学个人购书卡或通过电子邮件使用 部门采购授权书. 部门采购不应在大学村书店网站上进行, 因为他们要交税, and no discounts, if any.

UPS Accounts & Information:

• 新的UPS账户可以通过向Matt Bracken提交UPS注册表来建立 mbracken@ups.com.
• Contract & 价格信息 可在 Sourcewell UPS联系信息页面.
• Customer service 查询，如对账户问题、合同问题、特殊要求等的回答.，请寄给马特·布莱肯，地址是 mbracken@ups.com.
• 一般查询可通过1-800-877-1497联系UPS处理.
• 以pcard付款，以特快专递方式付款, 因为它允许每周UPS发票发送给持卡人.
• 来跟踪发货 UPS Tracking Link. UPS量子视图管理可用于托运人查看过去45天内的所有货物.

弗吉尼亚配送中心(VDC)是总务部(DGS)的一部分。. VDC是一种合作采购功能，通过利用英联邦的集体购买力，以最低价格提供广泛的高质量服务和产品选择, 利用高效的货运方式, 并维持现场质量保证实验室的运作. 大学与VDC有合作合同，列在eVA主页上. 你可以找到纸、塑料、安全用品、旗帜、商品等. 在VDC网站.