除基本建设外，所有eVA采购订单100%使用电子接收(电子接收). 这一过程提高了采购事务处的效率, Accounts Payable, University departments and vendors.
- Improves Accountability
- Promotes Prompt Payment
- Provides a Complete Audit Trail
- Increases Customer Service
Get Started
Using Banner
Banner eReceiving Forms
- FPARCVD - form to complete an eReceiver
- FPIRCVD - form to query an eReceiver
- FOIDOCH -查询采购订单，收货人，发票，支票等状态的表单.
After logging into Banner, go to the menu "Search栏并键入fparvd、FPIRCVD或FOIDOCH来访问表单.
eVA Transactions in Banner
- eVA事务每天通过数据导出/导入流程加载到Banner中.
- 在eVA中批准的订单将在eVA采购订单完成后的一个工作日内发送到Banner, 前提是eVA采购订单已正确创建，并且供应商税号与Banner供应商表上的匹配.
- Banner中的采购订单号不包含“P”.
eReceiving Procedures
确保电子接收文件正确填写的步骤:
- 部门收货人员应在收货后3个工作天内检查收货/服务，并生成收货单.
- 电子邮件接收用户指南位于采购服务网站上，提供横幅屏幕截图和详细步骤，说明如何完成电子邮件接收.
- 接收日期是一个必填字段，它自动默认为当前日期. 调整默认日期，输入实际收到货物/服务的日期. 如果接受系统默认日期不能准确反映收到货物/服务的日期，可能会导致部门失去授权采购的权力.
- Receiving Method is a required field. 您必须选择正确的关联接收方式. 至关重要的是，预付款项是与付款的接收方式输入.
- Select Complete to fully complete the Banner eReceiver. 不完整的收款人无法处理和匹配付款.
- 不要等待发票来完成横幅接收. 如果你的部门需要一份发票的副本，以便在完成横幅收据之前进行对账, you may request a copy of the invoice from the vendor. Banner用户可以通过BDMS访问和查看供应商发票的扫描图像(参见 Office of Finance for details).
- All invoices for eVA purchase orders shall be sent to Accounts Payable at invoice@hebhgkq.com 或邮寄到财务办公室，罗林斯大厅202室，诺福克，弗吉尼亚州23529.
3-Way-Match
3-way-match是用于匹配采购订单的自动化Banner流程, invoice and receiver, resulting in payment being processed if:
- 根据订购的数量和度量单位，在eVA中适当地开发采购订单, and is written to facilitate 3-way-match.
- An eReceiver is completed in Banner by the department.
- 发票在财务办公室收到，并由应付账款进入Banner.
Invoicing
多张发票不需要多个收货人(基建项目除外). 一个接收器可以完成多个数量和多个行项目.
- 部分装运:对于不属于完整“系统”配置的部分装运，应填写收货人.
- 发货完成:发货完成时应填写收货人.
基本建设发票将需要一个纸质收据.
Defects in Goods/Services Received
- Must be documented in writing.
- The University must notify the vendor within 15 calendar days of receipt of damaged goods/services.
Capital Construction
基本建设交易免予收款. 接收文件应提供给预算官员, 是否应检查和/或与发票一起准备合适的纸质接收包. 接收包裹应提交给应付账款付款.
- 每张发票应提交纸质收货报告.
- Copy of eVA purchase order
- Indicate partial or complete
- Actual date the goods/services were received
- 打印接收订单的个人的姓名和头衔
- Enter the date you completed the receiving report
- 在收到货件后3个工作日内将副本寄交应付帐款
- Keep a copy for your department file
Remember:
- 收到的数量只有在收货人不完整的情况下才能更改.
- 不完整的接收者可以通过向 procurement@hebhgkq.com.
- 一旦接收器完成，它就不能被移除或更改. 为了纠正已完成的接收器上的错误，需要一个调整接收器.
- If the receiver will not complete, 检查以确保每个行项目在当前字段中都有一个数量. 如果一个特定的行项目没有被部门收到，并被添加到接收者, 为了完成接收，需要在当前字段中输入'0'(零).
- 中央仓库人员将完成接收所有交付到中央仓库的订单.
- 预付款:收货方式应为付款方式，收货日期应反映货物/服务收到的日期.
- 装箱单字段:这是一个必需的字段，可用于装箱单号码. 如果没有包装单，Banner用户可以自行决定使用此字段.
- 使用fparvd表格作为“调整项”处理退货。.
确保电子接收文件正确填写的步骤:
- 部门收货人员应在收货后3个工作天内检查收货/服务，并生成收货单.
- 电子邮件接收用户指南位于采购服务网站上，提供横幅屏幕截图和详细步骤，说明如何完成电子邮件接收.
- 接收日期是一个必填字段，它自动默认为当前日期. 调整默认日期，输入实际收到货物/服务的日期. 如果接受系统默认日期不能准确反映收到货物/服务的日期，可能会导致部门失去授权采购的权力.
- Receiving Method is a required field. 您必须选择正确的关联接收方式. 至关重要的是，预付款项是与付款的接收方式输入.
- Select Complete to fully complete the Banner eReceiver. 不完整的收款人无法处理和匹配付款.
- 不要等待发票来完成横幅接收. 如果你的部门需要一份发票的副本，以便在完成横幅收据之前进行对账, you may request a copy of the invoice from the vendor. Banner用户可以通过BDMS访问和查看供应商发票的扫描图像(参见 Office of Finance for details).
- All invoices for eVA purchase orders shall be sent to Accounts Payable at invoice@hebhgkq.com 或邮寄到财务办公室，罗林斯大厅202室，诺福克，弗吉尼亚州23529.
3-Way-Match
3-way-match是用于匹配采购订单的自动化Banner流程, invoice and receiver, resulting in payment being processed if:
- 根据订购的数量和度量单位，在eVA中适当地开发采购订单, and is written to facilitate 3-way-match.
- An eReceiver is completed in Banner by the department.
- 发票在财务办公室收到，并由应付账款进入Banner.
Invoicing
多张发票不需要多个收货人(基建项目除外). 一个接收器可以完成多个数量和多个行项目.
- 部分装运:对于不属于完整“系统”配置的部分装运，应填写收货人.
- 发货完成:发货完成时应填写收货人.
基本建设发票将需要一个纸质收据.
Defects in Goods/Services Received
- Must be documented in writing.
- The University must notify the vendor within 15 calendar days of receipt of damaged goods/services.
Capital Construction
基本建设交易免予收款. 接收文件应提供给预算官员, 是否应检查和/或与发票一起准备合适的纸质接收包. 接收包裹应提交给应付账款付款.
- 每张发票应提交纸质收货报告.
- Copy of eVA purchase order
- Indicate partial or complete
- Actual date the goods/services were received
- 打印接收订单的个人的姓名和头衔
- Enter the date you completed the receiving report
- 在收到货件后3个工作日内将副本寄交应付帐款
- Keep a copy for your department file
Remember:
- 收到的数量只有在收货人不完整的情况下才能更改.
- 不完整的接收者可以通过向 procurement@hebhgkq.com.
- 一旦接收器完成，它就不能被移除或更改. 为了纠正已完成的接收器上的错误，需要一个调整接收器.
- If the receiver will not complete, 检查以确保每个行项目在当前字段中都有一个数量. 如果一个特定的行项目没有被部门收到，并被添加到接收者, 为了完成接收，需要在当前字段中输入'0'(零).
- 中央仓库人员将完成接收所有交付到中央仓库的订单.
- 预付款:收货方式应为付款方式，收货日期应反映货物/服务收到的日期.
- 装箱单字段:这是一个必需的字段，可用于装箱单号码. 如果没有包装单，Banner用户可以自行决定使用此字段.
- 使用fparvd表格作为“调整项”处理退货。.