目的

本政策的目的是概述大学保持对已标记并添加到大学固定资产库存的固定资产控制所需的流程.

权威

弗吉尼亚法典第23条.第1-1301条，经修正，授予访问委员会制定有关该机构的规则和政策的权力. 第六节.第01(a)(6)条 访客委员会章程 授权校长执行董事会与大学运作有关的政策及程序.

联邦会计政策和程序(CAPP)手册

定义

预算组主任 -在财务数据控制办公室备案的大学员工，对特定预算代码具有签字权和财务管理责任.

设备信托基金(ETF) -由大会拨款，由弗吉尼亚州高等教育国务委员会监督分配，用于教学和RESEARCH所需的设备升级.

固定资产 -大学拥有的有形和无形财产，并在经营中使用(不用于转售)，初始预期使用寿命大于一年. 初始成本(包括附属费用)为5美元的固定资产,000美元或更大的资本被资本化，成为资本资产(见 固定资产管理程序3-800). 固定资产还包括用SCHEV资金购买的单位价值至少为500美元的物品. ETF固定资产必须保留至少7年(计算设备除外), 必须保留三年).

无形财产 -无形资产是指非实物资产. 电脑软件(包括网站), 水权, 地役权, 品牌认知和知识产权, 比如专利, 商标, 和版权, 都是无形资产吗?.

老板 -大学预算单位主任，负责盘点, 护理, 控制, 保管和维护从各预算单位购买的固定资产或作为转移设备接收的固定资产.

标记的资产 -标记为每个资本和ETF资产提供唯一的识别号码，以确保该资产在大学的财务系统中占有, 横幅.

范围

这一政策适用于所有大学拥有的固定资产和那些负责正确使用和控制这些资产的个人. 此政策也适用于需要使用大学设备在家(或离开办公室)完成大学业务的大学员工。. 员工包括所有员工, 管理员, 教师, 全职或兼职, 以及由大学支付报酬的机密或非机密人员.

政策声明

预算股主任有责任保持监督, 对分配给他们的资本化和ETF设备的问责制和保护. 预算单位主任未行使应有的注意并保持对资产的保管, 然后，预算可按资产当前未折旧价值或重置成本中较小者计提. 必须遵循以下程序，以确保根据联邦会计政策和程序(CAPP)手册指南保持控制.

程序

所有大学资金和ETF设备都被标识为“bet8体育娱乐入口的财产”，并分配了一个唯一的标签号码. 为保障和确保准确的报告，应采取以下步骤:

1. 总会计处人员负责在学校固定资产系统中记录固定资产，并对直接交付各部门的固定资产进行标注. 每项固定资产应分配一个负责的预算代码，并在增加资产时通知预算单位主任. 然后，预算股主任负责对资产的控制 固定资产管理程序3-800. 采购事务部将负责给交付仓库的固定资产贴标签和剩余财产管理.

2. 当员工需要带标签的资产在校外完成大学业务时, 设备使用授权表, 经预算股主任批准, 必须提交给总会计办公室吗. 此表格有效期为一年，并将作为预算股主任保管的固定资产的位置证明，该固定资产已暂时从校园移走. 在校外继续使用固定资产的申请必须每年提交一份新的申请 设备使用授权书 总会计办公室. 当固定资产返回校园, 预算科主任应在《bet8体育娱乐入口》上证明所列固定资产已完好无损地归还，并签署后将其交回总会计处，作为地点变更的证明文件，并将更新情况记录在学校的固定资产库存系统中.

3. 未经采购事务部事先批准，各部门不得以设备交易抵扣购买新设备. 如果得到批准, 分配给被交易设备的标签号必须在采购申请单上列出，并详细显示设备的总成本以及供应商的以旧换新津贴. 该部还应向总会计处提交以旧换新的资料，以便在以旧换新得到采购事务部批准后更新固定资产记录.

4. 各部门必须向bet8体育娱乐入口警察局报告被盗或破坏的设备，并将警方报告副本转发给总会计办公室.

5. 各部门必须填写并提交给总会计a 遗失资产解释表 对于未找到的标记资产.

6. 对于不再需要、陈旧或损坏的固定资产，部门必须准备一份 设备交运/工作单申请单 包括固定资产的状况, 并提交采购事务部批准. 一旦采购事务部核准了这项请求, 该科将接收经批准的剩余固定资产，这些资产可应要求重新分配给其他部门，或被视为可弃用. 采购事务部将把移交财产的重新分配或处置情况通知会计总厅.

7. 在采购事务部签发核可的收据之前, 业主应继续负责库存和绝对保管, 控制, 固定资产的保管和维护. (访客委员会政策1621 -资产及剩余财产处置)

8. 用于学校固定资产系统的准确监控, 业主有责任及时通知总会计办公室任何影响预算和/或资产实际位置的变化. 资产所有权或物理位置的变更必须使用 固定资产工作流程 系统.

记录保留

适用的记录必须保留，然后按照 联邦记录保留时间表.

负责人员

金融服务助理副总裁

相关信息

大学政策3001 -预算单位主任对资金使用的责任(开支)

大学政策6060 -教师和员工的离职程序

固定资产会计